Vertrauen

Wie hoch dürfen Verwaltungs-kosten sein?

April 06. 2023

8 Minuten Lesedauer

Carolin Tiefenthal

Erfahre wertvolle Informationen darüber, worauf gemeinnützige Organisationen bei der Verwendung ihrer Mittel achten müssen und welche Höhe bei Verwaltungskosten angemessen ist.

Als gemeinnützig anerkannte Stiftungen sind von bestimmten Steuerpflichten befreit und müssen dafür besondere Regelungen bei der Verwendung ihrer Mittel beachten. Das bedeutet, dass die zur Verfügung stehenden Mittel überwiegend dem Stiftungszweck zugute kommen und Verwaltungskosten auf einem angemessenen Rahmen beschränkt werden sollten. Dies sind zunächst einmal jedoch nur grobe Leitlinien. Daher beschäftigen wir uns in diesem Artikel mit der Frage: Wie hoch dürfen Verwaltungskosten in gemeinnützigen Organisationen sein?

Steuerbegünstigte Zwecke und das Gebot der Selbstlosigkeit

In Deutschland regelt die sogenannte Abgabenordnung, dass Stiftungen, die gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken nachgehen, steuerbegünstigte Zwecke verfolgen. Ist das der Fall, werden sie von bestimmten Steuerpflichten befreit. Dazu gehört z.B. Steuerfreiheit bei der Körperschafts- und Gewerbesteuer, Ermäßigungen bei der Umsatzsteuer oder die Möglichkeit des Empfangs steuerbegünstigter Spenden. Diese Formen der Unterstützung sind wichtig, um gemeinnützige Organisationen zu fördern.

Die Steuerbefreiung erfordert wiederum, dass sich gemeinnützige Organisationen dazu verpflichten, die Erträge ausschließlich für satzungsgemäße Zwecke einzusetzen. Die zur Verfügung stehenden Mittel sind in erster Linie unmittelbar und selbstlos für diese einzusetzen – und nicht für eigenwirtschaftliche Zwecke oder unverhältnismäßig hohe Vergütungen. Insbesondere das Gebot der Selbstlosigkeit ist für unsere Fragestellung relevant – denn dieses sieht vor, dass die Erträge des Stiftungsvermögens vorwiegend dem eigentlichen Stiftungszweck zugute kommen und Verwaltungskosten auf das Notwendige zu beschränken sind.

Was genau sind Verwaltungskosten?

Eine gesetzliche Definition, was Verwaltungskosten sind, gibt es nicht und auch in der Literatur variieren die Definitionen. Vielen Quellen geben jedoch den Hinweis, sich der Antwort über eine Negativabgrenzung zu nähern und sich erst zu fragen: Was sind keine Verwaltungskosten?

Keine Verwaltungskosten sind…

…alle Mittel, die unmittelbar dem ideellen Zweck zufließen und dem Ziel der Stiftungsarbeit dienen. Dazu gehören z.B. alle Ausgaben, die direkt in die jeweiligen Projekte einer gemeinnützigen Organisation gehen.


Beispiele sind:

 

Honorare für Dozent*innen für Schulungen im Rahmen eines Bildungsprojekts

Beschaffung von Materialien zum Bohren von Brunnen

 

 

 

 

Verwaltungskosten sind…

…diejenigen Mittel, die nicht direkt den Zweck fördern, aber erforderlich sind, um die Förderung des Zwecks umzusetzen – sie dienen der Erfüllung der satzungsmäßigen Zwecke indirekt.


Beispiele sind
(vgl. DZI 2018):

 

Mittelverwendungsnachweise (Projektbeschreibungen, Projektabrechnungen)

Ausstellen von Zuwendungsbestätigungen / Spendenquittungen

Personalverwaltung, Bankgebühren, Raumkosten, Fachliteratur

• Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung

Verwaltungskosten sind damit also erstmal nichts Negatives. Fast jede Organisation hat Verwaltungskosten. Sie sind Voraussetzung dafür, dass eine Organisation die Förderung des Stiftungszwecks überhaupt umsetzen kann. Oder anders gesagt:

Wenn eine Organisation überhaupt keine Verwaltungskosten hat – inwiefern kann sie sich dann überhaupt darum kümmern, dass ihre Spenden effizient eingesetzt werden?

Oder wer kümmert sich um Angelegenheiten wie Buchhaltung, Jahresabschluss oder die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen?

Die Frage ist also eher: Wie hoch dürfen Verwaltungskosten sein?

Auch hier gibt es keine gesetzliche Definition oder Vorschrift, wie hoch der Anteil der Verwaltungskosten an den gesamten Ausgaben einer Stiftung, auch Verwaltungskostenquote genannt, sein darf.

Die Verwaltungskostenquote

Zur Berechnung setzt man die Verwaltungskosten ins Verhältnis zu den vereinnahmten Mitteln

Beispiel: Eine gemeinnützige Organisation hat Projektausgaben in Höhe von 100.000 € und Verwaltungskosten in Höhe von 10.000 €. Ihre Verwaltungskostenquote wird wie folgt berechnet: 10.000 € ∕100.000 € = 10% Die Verwaltungskostenquote beträgt dann 10%.

Und dass es keine alleinige konkrete Vorgabe für alle gibt, ist auch sinnvoll – denn gemeinnützige Organisationen sind nicht nur in ihrer Zielsetzung divers, sondern unterscheiden sich auch darin, wie sie ihre Ziele umsetzen. Entsprechend dieser Diversität bedarf es einer differenzierten Bewertung. Beispielsweise sind reine Förderstiftungen, die Projekte anderer Organisationen fördern und eher weniger Personal benötigen, anders zu bewerten als Museen, die logischerweise mehr Ausgaben für Material-, Raum- und Versicherungskosten haben. Weitere Unterschiede bestehen z.B. in der Größe einer Stiftung, ihrer jeweiligen Organisationsform und ihrer Fördermittel-Strategie. 

Demnach ist die Verwaltungskostenquote zwar ein relevanter Indikator im Hinblick auf eine sparsame Mittelverwendung, seine Aussagefähigkeit ist jedoch begrenzt:

Nur weil eine Organisation eine relativ niedrige Verwaltungskostenquote hat, bedeutet es nicht automatisch, dass sie sparsam mit ihren Mitteln umgeht – und andersrum ist eine hohe Verwaltungskostenquote nicht automatisch auf eine unangemessene Mittelverwendung zurückzuführen.

Es ist daher vernünftig, dass Organisationen diese Informationen den Spender*innen transparent offenlegen. Daraus wird deutlich, dass die Höhe der Verwaltungskosten nur eines von zahlreichen Beurteilungskriterien ist. Viele Indikatoren rücken daher auch weniger die sparsame Mittelverwendung und vielmehr die Effektivität des Mitteleinsatzes in den Fokus und betrachten Kriterien wie eine gut funktionierende Leitung und Aufsicht, angemessene Vergütungen oder transparente Projekt-Berichterstattung (vgl. DZI 2018). Vor allem der letzte Punkt kann dabei als entscheidendes Kriterium gelten.

Je transparenter eine Stiftung ihre Kosten und Mittelverwendung darlegt, umso besser und einfacher können Spender*innen eine eigene Entscheidung treffen. 

Auf der anderen Seite ist die Verwaltungskostenquote dennoch oftmals ein Indikator, der auf einen Blick zeigen kann, wie hoch der Anteil der Gesamtausgaben ist, der tatsächlich bei den Projekten ankommt. Denn auch wenn es natürlich ratsam ist, sich mit jeder Organisation ausführlich auseinanderzusetzen: Für die meisten Spender*innen ist es wichtig, auf einen Blick zu wissen, wie viel von dem gespendeten Euro tatsächlich in dem geförderten Projekt ankommt

 

Gibt es dann gar keine Vorgaben zur Verwaltungskostenquote?

Doch, die gibt es. Beispielsweise vertritt der Bundesfinanzhof (BFH) die Auffassung, dass das Ausgabeverhalten angemessen sein muss. Angemessen bedeutet, dass ein möglichst hoher Anteil der Mittel unmittelbar und effektiv den begünstigten Satzungszwecken zugutekommt und wirtschaftlich sinnvoll ist (vgl. Grundsatzurteil BFH). Die Überschreitung einer VerwaltungskostenObergrenze von 50% sieht er dabei als nicht mehr angemessen, sondern schädlich (vgl. Beschluss BFH). Aber auch hier gilt: Eine alleinige Orientierung an dieser Grenze bietet keine Sicherheit, dass auch wirklich keine schädliche Mittelverwendung vorliegt – diese kann z.B. auch vorliegen, wenn die Kostenquote zwar unter 50% ist, einzelne Personen jedoch unverhältnismäßig hohe Vergütungen beziehen (vgl. neues stiften 2016).

Eine Orientierung bietet hier das Deutsche Zentralinstitut für soziale Fragen (DZI). Das DZI ist eine Stiftung, die soziale und karitative Nichtregierungsorganisationen in Deutschland im Hinblick auf die wirtschaftliche und sparsame Verwendung ihrer Spendengelder beurteilt. Das DZI ermittelt zu diesem Zweck den Anteil der Werbe- und Verwaltungsausgaben an den jährlichen Gesamtausgaben und hält einen Anteil von maximal 30% für vertretbar (vgl. DZI 2018). Spenden sammelnde Organisationen, die sich an dieser Quote orientieren und auf das Kriterium der Angemessenheit achten, liegen also im grünen Bereich. Aber: Stiftungen, die keine Spenden sammeln und somit keine Ausgaben für Fundraising haben, sollten eine niedrigere Verwaltungskostenquote haben. Und: Nicht jede Organisation nimmt die Differenzierung zwischen Verwaltungs- und Projektausgaben so streng: So versuchen manche Organisationen, einen Teil ihrer Verwaltungskosten als Projektmittel zu deklarieren, um ihre Verwaltungskostenquote gering zu halten (beispielsweise indem sie Löhne, die bei der Projektumsetzung vor Ort anfallen, als Projektausgabe und nicht als Verwaltungsausgabe werten).

Fazit dürfte daher sein, dass es keine einfache Regelung gibt, wie hoch die Verwaltungskosten in einer gemeinnützigen Organisation sein dürfen.

Während das DZI eine Verwaltungskostenquote von 30% für angemessen und der BFH sogar bis zu 50% für nicht schädlich hält, ist es vielmehr entscheidend, sich die Ausgaben, die eine Organisation hat, im Einzelfall anzuschauen und ein eigenes Urteil zu fällen.

Und dies ist wiederum nur möglich, wenn Organisationen ihre Informationen transparent darstellen, sodass du als Spender*in eine bewusste Entscheidung treffen kannst.

Wichtige Punkte im Überblick:

Jede Organisation muss zur Förderung ihrer satzungsmäßigen Zwecke einen Verwaltungsaufwand betreiben und dafür sogenannte Verwaltungskosten aufwenden 

Verwaltungskosten sind auf das Notwendige zu beschränken, damit der Großteil der Mittel dem eigentlichen Stiftungszweck zugute kommen kann

es gibt keine gesetzliche Definition, was Verwaltungskosten sind und wie hoch diese sein dürfen, der Bundesfinanzhof und das DZI bieten hier aber Orientierungsgrößen

Spender*innen  sollten bei einer Organisation ganz direkt nach der Verwaltungs- und Werbungskostenquote nachfragen, wenn sie wissen möchten, wie viel von ihrer Spende tatsächlich bei den Projekten ankommt

Die Höhe der Verwaltungskosten ist aber letztlich nur eines von vielen Beurteilungskriterien im Hinblick auf eine sparsame Mittelverwendung  – es sollten stets auch andere Aspekte berücksichtigt werden

Verwandte Beiträge