Wie hoch dürfen Verwaltungskosten sein?

Als gemeinnützig anerkannte Stiftungen sind von bestimmten Steuerpflichten befreit und müssen dafür besondere Regelungen bei der Verwendung ihrer Mittel beachten. Das bedeutet, dass die zur Verfügung stehenden Mittel überwiegend dem Stiftungszweck zugute kommen und Verwaltungskosten auf einem angemessenen Rahmen beschränkt werden sollten. Dies sind zunächst einmal jedoch nur grobe Leitlinien. Daher beschäftigen wir uns in diesem Artikel mit der Frage: Wie hoch dürfen Verwaltungskosten in gemeinnützigen Organisationen sein?

Was genau sind Verwaltungskosten?

Eine gesetzliche Definition, was Verwaltungskosten sind, gibt es nicht und auch in der Literatur variieren die Definitionen. Vielen Quellen geben jedoch den Hinweis, sich der Antwort über eine Negativabgrenzung zu nähern und sich erst zu fragen: Was sind keine Verwaltungskosten?

Verwaltungskosten sind damit also erstmal nichts Negatives. Fast jede Organisation hat Verwaltungskosten. Sie sind Voraussetzung dafür, dass eine Organisation die Förderung des Stiftungszwecks überhaupt umsetzen kann. Oder anders gesagt:

Oder wer kümmert sich um Angelegenheiten wie Buchhaltung, Jahresabschluss oder die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen?

Die Frage ist also eher: Wie hoch dürfen Verwaltungskosten sein?

Auch hier gibt es keine gesetzliche Definition oder Vorschrift, wie hoch der Anteil der Verwaltungskosten an den gesamten Ausgaben einer Stiftung, auch Verwaltungskostenquote genannt, sein darf.

Und dass es keine alleinige konkrete Vorgabe für alle gibt, ist auch sinnvoll – denn gemeinnützige Organisationen sind nicht nur in ihrer Zielsetzung divers, sondern unterscheiden sich auch darin, wie sie ihre Ziele umsetzen. Entsprechend dieser Diversität bedarf es einer differenzierten Bewertung. Beispielsweise sind reine Förderstiftungen, die Projekte anderer Organisationen fördern und eher weniger Personal benötigen, anders zu bewerten als Museen, die logischerweise mehr Ausgaben für Material-, Raum- und Versicherungskosten haben. Weitere Unterschiede bestehen z.B. in der Größe einer Stiftung, ihrer jeweiligen Organisationsform und ihrer Fördermittel-Strategie. 

Demnach ist die Verwaltungskostenquote zwar ein relevanter Indikator im Hinblick auf eine sparsame Mittelverwendung, seine Aussagefähigkeit ist jedoch begrenzt:

Es ist daher vernünftig, dass Organisationen diese Informationen den Spender*innen transparent offenlegen. Daraus wird deutlich, dass die Höhe der Verwaltungskosten nur eines von zahlreichen Beurteilungskriterien ist. Viele Indikatoren rücken daher auch weniger die sparsame Mittelverwendung und vielmehr die Effektivität des Mitteleinsatzes in den Fokus und betrachten Kriterien wie eine gut funktionierende Leitung und Aufsicht, angemessene Vergütungen oder transparente Projekt-Berichterstattung (vgl. DZI 2018). Vor allem der letzte Punkt kann dabei als entscheidendes Kriterium gelten.

Gibt es dann gar keine Vorgaben zur Verwaltungskostenquote?

Doch, die gibt es. Beispielsweise vertritt der Bundesfinanzhof (BFH) die Auffassung, dass das Ausgabeverhalten angemessen sein muss. Angemessen bedeutet, dass ein möglichst hoher Anteil der Mittel unmittelbar und effektiv den begünstigten Satzungszwecken zugutekommt und wirtschaftlich sinnvoll ist (vgl. Grundsatzurteil BFH). Die Überschreitung einer Verwaltungskosten–Obergrenze von 50% sieht er dabei als nicht mehr angemessen, sondern schädlich (vgl. Beschluss BFH). Aber auch hier gilt: Eine alleinige Orientierung an dieser Grenze bietet keine Sicherheit, dass auch wirklich keine schädliche Mittelverwendung vorliegt – diese kann z.B. auch vorliegen, wenn die Kostenquote zwar unter 50% ist, einzelne Personen jedoch unverhältnismäßig hohe Vergütungen beziehen (vgl. neues stiften 2016).

Und dies ist wiederum nur möglich, wenn Organisationen ihre Informationen transparent darstellen, sodass du als Spender*in eine bewusste Entscheidung treffen kannst.

Wichtige Punkte im Überblick:

• Jede Organisation muss zur Förderung ihrer satzungsmäßigen Zwecke einen Verwaltungsaufwand betreiben und dafür sogenannte Verwaltungskosten aufwenden 

• Verwaltungskosten sind auf das Notwendige zu beschränken, damit der Großteil der Mittel dem eigentlichen Stiftungszweck zugute kommen kann

• es gibt keine gesetzliche Definition, was Verwaltungskosten sind und wie hoch diese sein dürfen, der Bundesfinanzhof und das DZI bieten hier aber Orientierungsgrößen

• Spender*innen  sollten bei einer Organisation ganz direkt nach der Verwaltungs- und Werbungskostenquote nachfragen, wenn sie wissen möchten, wie viel von ihrer Spende tatsächlich bei den Projekten ankommt

• Die Höhe der Verwaltungskosten ist aber letztlich nur eines von vielen Beurteilungskriterien im Hinblick auf eine sparsame Mittelverwendung  – es sollten stets auch andere Aspekte berücksichtigt werden